e-procurement proses

Bagi sebagian besar organisasi, pelacakan pembayaran dan transaksi di pasar saat ini telah menjadi hal yang tidak perlu rumit.

Dengan tumpukan dokumen, proses manual, dan risiko kesalahan manusia, proses pengadaan Anda tidak semulus dan seefektif yang Anda kira.

Banyak organisasi yang mengurangi risiko ini dan menciptakan pendekatan yang lebih cepat dan lebih hemat biaya dengan menggunakan alat e-procurement.

Di bawah ini, kami menyelami nuansa e-procurement dan mendiskusikan keuntungan dan kerugian utama yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan Anda.

Apa itu e-procurement, dan bagaimana kaitannya dengan manajemen rantai pasokan?

Dengan meningkatnya bisnis global, semakin banyak bisnis dilakukan melalui Internet. Dengan pandemi COVID-19 yang sedang berlangsung, banyak organisasi mengadopsi proses bisnis jarak jauh, termasuk dalam rantai pasokan mereka. Karena pembeli dan penjual ingin memangkas biaya dan memaksimalkan keuntungan, banyak organisasi telah menerapkan strategi e-procurement.

E-procurement adalah proses pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet. Pendekatan ini membuka komunikasi antara perusahaan dan pemasok dengan membuat tautan langsung untuk memfasilitasi interaksi seperti penawaran dan pesanan pembelian.

Meskipun mungkin terdengar mirip dengan e-commerce, e-procurement tidak sama. Sebagai permulaan, untuk mendapatkan akses ke persediaan dan pembelian, Anda harus terdaftar dalam sistem tertutup pemasok Anda. Anda tidak bisa begitu saja melakukan pembelian tanpa terlebih dahulu menyetujui kerangka acuan. E-procurement dapat dilakukan pada setiap tahap transaksi, memberikan Anda pilihan produk dan layanan yang lebih lengkap, memungkinkan Anda memilih opsi yang paling hemat biaya untuk kebutuhan Anda.

E-procurement bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda dengan harga serendah mungkin atau dengan nilai terbaik pada saat Anda membutuhkannya.

Apa saja komponen dari proses e-procurement?

Keindahan e-procurement adalah merampingkan proses reguler Anda. Dengan merangkul platform digital, kedua belah pihak dapat menghindari penanganan proses manual seperti pertukaran kontrak, menciptakan proses yang otomatis dan efisien.

E-procurement juga membantu memperlancar operasi antara departemen keuangan dan pengadaan Anda, membuat proses kolaboratif. Proses e-procurement Anda terdiri dari sekumpulan komponen. Elemen-elemen ini adalah:

  1. Source-to-contract (S2C) — S2C adalah proses ujung ke ujung yang dialami perusahaan saat memilih dan mencari barang atau jasa. Komponen ini merekayasa operasi sumber strategis dan mengatur serta mengelola kontrak Anda. Secara umum, S2C terdiri dari manajemen kontrak dan strategi eSourcing.
  2. Pay-to-purchase (P2P) — P2P adalah siklus dari saat pesanan diproses untuk barang atau jasa hingga saat pembayaran diterima. Siklus P2P disusun dari pelacakan transaksi, manajemen data dan faktur, dan pengawasan anggaran. Ketika organisasi menggunakan perangkat lunak P2P, mereka dapat meningkatkan efisiensi, penghematan, pengelolaan pengeluaran, dan transparansi di seluruh siklus pembelian mereka.
  3. Supplier Management  — Kami telah membahas panjang lebar perlunya manajemen pemasok yang andal dan konsisten. Mengumpulkan dan mengatur informasi, kinerja, dan interaksi pemasok Anda membantu menciptakan database pemasok yang positif dan berwawasan luas, menciptakan siklus pengadaan yang lebih efisien.
  4. Analytics — Saat ini, sebagian besar alat yang digunakan oleh organisasi menawarkan semacam platform analitik. Untuk melakukan pekerjaan mereka, tim keuangan dan pengadaan Anda memerlukan akses ke data yang tepat. Dengan analitik yang ditingkatkan, Anda dapat mengevaluasi proses pengadaan Anda untuk mengidentifikasi hambatan atau aspek yang mahal. Grup Anda dapat membuat keputusan strategis dan menilai kembali pengeluaran untuk menemukan cara memangkas biaya.

Apa keuntungan menggunakan e-procurement?

Pengadaan harus sesederhana pembelian sehari-hari lainnya. Dengan dukungan alat e-procurement yang tepat, Anda dapat memperoleh visibilitas tambahan ke dalam transaksi Anda dan kontrol atas pengeluaran Anda.

Organisasi yang telah menggunakan alat e-procurement telah melihat berbagai nilai tambah untuk proses pengadaan mereka. Beberapa keuntungan antara lain:

  • Ini menghemat uang Anda — Pembicaraan uang. E-procurement menawarkan keuntungan bagi organisasi dengan memungkinkan mereka untuk mengontrol biaya dan memaksimalkan kinerja mereka. Ketika organisasi menerapkan proses pengadaan, mereka dapat menghilangkan pembelian gelap, mengurangi pengeluaran mereka untuk item yang tidak perlu dan duplikat.
  • Kemampuan otomatisasi — Meneriakkannya dari atas gunung: Otomatisasi menyelamatkan Anda. Dan bukan hanya waktu, tetapi juga uang. Ketika organisasi menerapkan strategi e-procurement, mereka dapat mengurangi biaya overhead dan dokumen, menghemat waktu semua orang dalam memastikan kepatuhan, mengatur data, dan mengurangi waktu faktur, terkadang hingga 72%. Proses yang disederhanakan membuat siklus lebih cepat dan memungkinkan Anda membuat kumpulan produk dan layanan yang lebih besar.
  • Siklus pembelian yang lebih pendek — Anda tahu betapa panjang dan memakan waktu pelaporan pesanan, pembayaran, dan permintaan. Dengan e-procurement, organisasi dapat merampingkan proses ini dengan memusatkan pelacakan transaksi mereka. Dengan akses elektronik, pembeli dan penjual memiliki akses instan ke produk, layanan, dan harga yang tersedia.
  • Peningkatan kontrol atas inventaris —Bila Anda terlalu mengandalkan proses manual, Anda membuka pintu bagi peningkatan kesalahan manusia. Dengan menggunakan alat e-procurement yang andal, Anda dapat mengurangi beban kerja tim Anda dengan mengotomatiskan tugas administratif seperti penghitungan aritmatika tingkat lapangan, perutean persetujuan, dan kepatuhan tenggat waktu. Alat e-procurement yang tepat
  • Menambahkan transparansi untuk semua pihak — Sistem yang kontras dan silo data dapat berdampak negatif pada kualitas proses pengadaan Anda, menghasilkan waktu siklus yang lebih lama, pengeluaran yang tidak perlu, dan peluang yang terlewatkan. Sistem e-procurement terpadu menyederhanakan manajemen data dan memusatkan komunikasi dan fungsi Anda.

Apa tantangan yang Anda hadapi saat menggunakan e-procurement?

Seperti setiap fungsi bisnis, e-procurement memerlukan pemikiran dan persiapan strategis untuk memastikan proses Anda efisien, berulang, dan sebebas mungkin dari risiko. Meskipun Anda tidak dapat menghilangkan semua risiko potensial dari prosedur Anda, Anda dan tim Anda dapat melakukan brainstorming rencana darurat untuk hambatan potensial yang dapat muncul.

Beberapa risiko umum yang dihadapi organisasi meliputi:

  • Pembelian gelap — Proses pengadaan harus didefinisikan dengan baik dan ditetapkan di organisasi Anda. Saat Anda membelanjakan di luar parameter yang ditetapkan ini, Anda ikut serta dalam pembelian gelap. Organisasi yang sering menggunakan pembelian gelap membuka pintu untuk kemungkinan pembelian yang berlebihan atau tidak perlu. Jika Anda tidak meluangkan waktu untuk membuat sistem yang mencakup semua jenis pengeluaran dalam organisasi Anda, Anda dapat menghadapi peningkatan risiko keuangan.
  • Siklus panjang — Satu masalah yang dihadapi banyak organisasi adalah bahwa waktu tunggu aktual dan siklus pengadaan biasanya lebih lama dari yang diantisipasi atau dijadwalkan. Organisasi perlu memiliki rencana untuk membantu mengurangi risiko yang timbul dari siklus yang panjang. Keterlambatan umum meliputi:
    – Menyiapkan spesifikasi teknis
    – Membuat kerangka acuan
    – Membuat pernyataan kerja
    – Kegagalan untuk memulai proses dengan segera
    – Perpanjangan dalam timeline untuk mengirimkan proposal
    – Kemunduran dalam negosiasi kontrak
  • Data tidak akurat — Pentingnya data real-time dan akurat tidak dapat dilebih-lebihkan. Untuk bekerja secara produktif dan strategis, para pemimpin membutuhkan akses ke data yang berwawasan luas dan dapat diverifikasi. Ketika organisasi membuat keputusan berdasarkan informasi yang tidak akurat, perusahaan membuka pintu terhadap risiko termasuk:
    – Kekurangan persediaan
    – Kelebihan persediaan
    – Tantangan pengadaan yang memengaruhi laba Anda.
  • Masalah hubungan pemasok — Agar proses pengadaan Anda berjalan dengan lancar, Anda perlu mengelola hubungan pemasok Anda. Tanpa pengawasan dan dukungan yang tepat, proses pengadaan Anda dapat dengan cepat menjadi rumit. Ketika Anda berupaya menciptakan pengalaman pemasok yang positif, Anda membantu membatasi risiko yang timbul dalam praktik pengadaan Anda.

Leave a Comment

Your email address will not be published.