E-Invoicing

Apa itu E-Invoicing / E-Faktur?

Untuk memahami nuansa transaksi digital, penting untuk memahami proses fundamentalnya. Salah satu bagian dari proses transaksi adalah penggunaan invoice. Faktur adalah dokumen yang dikirim ke pembeli untuk biaya pembelian produk atau layanan. Dokumen ini membantu melacak akun dan menetapkan kewajiban pembeli untuk membayar saldo. Meskipun faktur mungkin tampak seperti tagihan, perbedaannya terletak pada informasi yang dikandungnya.

Sementara tagihan biasanya umum dan tidak menyertakan banyak informasi tentang transaksi atau pelanggan, faktur jauh lebih spesifik. Karena faktur adalah dokumen hukum yang digunakan untuk tujuan perpajakan dan akuntansi, faktur memberikan informasi rinci tentang kedua pihak yang terlibat.

Dengan peningkatan teknologi dan bisnis memodernisasi proses mereka, banyak perusahaan telah menggunakan faktur elektronik. Faktur elektronik (e-faktur) memindahkan penggunaan faktur tradisional dari kertas ke format digital. Ketika dunia menjadi lebih terhubung, menggunakan e-faktur membantu perusahaan untuk tetap berada di atas arus kas mereka dan berkolaborasi dengan pembeli mereka di mana pun lokasinya.

Bagaimana Proses E-Invoicing?

Pemrosesan faktur dimulai ketika pelanggan menyatakan niat mereka untuk membeli barang atau jasa Anda. Selama proses pembelian, pembeli dan penjual menyetujui syarat dan ketentuan mengenai biaya, pengiriman, dan pembayaran produk. Setelah keputusan untuk membeli dibuat, pesanan pembelian dibuat. Pesanan pembelian sangat penting untuk proses, karena dengan jelas menyatakan harapan kedua pihak yang terlibat. Ketika persyaratan pembelian disepakati, pesanan pembelian menjadi kontrak yang mengikat secara hukum.

Pada tahap ini, vendor harus mematuhi persyaratan yang telah disepakati tentang apa yang dibeli, langkah pengiriman, dan harga pokok barang. Pesanan pembelian membantu memberikan kejelasan transaksi dan menghilangkan kemungkinan miskomunikasi atau perselisihan. Setelah vendor mengirimkan barang atau jasa, transaksi pindah ke tahap faktur.

Faktur diperlukan untuk lebih dari sekadar memastikan Anda dibayar tepat waktu. Dengan perubahan yang konsisten dan kecepatan bisnis yang cepat di dunia saat ini, memastikan Anda menyimpan catatan transaksi akan membantu merampingkan operasi bisnis Anda. Organisasi dapat merujuk ke faktur sebelumnya untuk menemukan area yang memerlukan perhatian dalam rantai pasokan mereka dan mengidentifikasi aspek apa dari proses mereka saat ini yang masih berfungsi dengan baik. Dalam hal pengajuan pajak, organisasi memerlukan catatan faktur dan pembayaran yang kuat untuk memastikan kepatuhan.

Jangka waktu sebelum pembayaran jatuh tempo pada faktur dapat bervariasi berdasarkan ukuran pembelian dan tenggat waktu yang disepakati. Biasanya, faktur dibuat menggunakan Net 30, yang berarti pembeli wajib membayar pesanan dalam waktu 30 hari setelah menerima faktur. Ada berbagai garis waktu untuk tenggat waktu faktur, dengan tenggat waktu yang paling umum digunakan adalah 10, 30, 60, atau 90 hari. Meskipun Net 30 adalah praktik standar, ingatlah bahwa garis waktu ini mungkin tidak berfungsi untuk semua situasi atau semua klien. Saat Anda dan pembeli merundingkan persyaratan perjanjian, pastikan kedua belah pihak puas dengan tenggat waktu yang ditentukan.

E-Invoicing

Apa Tantangan Faktur / Invoice tradisional?

Pada tahun lalu, rantai pasokan menghadapi gangguan yang belum pernah terjadi sebelumnya. Arus kas melambat, pelanggan berjuang untuk membayar faktur, dan bisnis berjuang untuk menyesuaikan diri dengan peningkatan operasi jarak jauh. Dengan lebih banyak gangguan yang diharapkan di masa depan, sangat penting bagi bisnis untuk menganalisis titik lemah dari proses mereka dan menemukan metode untuk beradaptasi dengan lebih baik di masa depan; satu proses yang layak dilakukan — faktur kertas tradisional. Faktur tradisional melibatkan banyak dokumen yang dapat dengan mudah hilang dalam campuran atau mengacaukan kantor. Ketika organisasi mengandalkan metode kertas tradisional, mereka membuka pintu ke berbagai tantangan:

Proses yang memakan waktu

Faktur kertas memakan banyak waktu. Penelitian telah menemukan bahwa waktu siklus untuk pemrosesan faktur kertas dapat memakan waktu hingga 22 hari. Bisnis yang menggunakan faktur kertas akan menemukan bahwa banyak waktu dihabiskan untuk menangani dan memasukkan data. Bergantung pada ukuran organisasi, mungkin ada ribuan faktur yang dikirim pada waktu tertentu. Beban kerja ini dapat dengan cepat menumpuk dengan setiap faktur yang perlu divalidasi dan dirujuk silang dengan pesanan pembelian.

Melacak faktur itu sulit

Mari kita hadapi itu; kertas mudah hilang. Daripada menghabiskan waktu mereka untuk memantau faktur dan melacak pembayaran, tim hutang usaha Anda akan menghabiskan waktu dan upaya mereka untuk mencari faktur yang salah tempat. Ketika pelanggan menelepon untuk menanyakan tentang status faktur mereka, mungkin sulit bagi staf utang usaha untuk melacak faktur tertentu. Tanpa bantuan digital, departemen AP Anda akan kesulitan meyakinkan eksekutif dan pelanggan tentang status pembayaran.

Saat organisasi menyoroti titik lemah dalam proses faktur mereka, kebutuhan untuk mengadopsi teknologi ke dalam rantai pasokan Anda menjadi jelas. E-faktur memberikan dukungan dan alat yang diperlukan untuk mengubah efisiensi sistem Anda.

Melacak faktur itu sulit

Mari kita hadapi itu; kertas mudah hilang. Daripada menghabiskan waktu mereka untuk memantau faktur dan melacak pembayaran, tim hutang usaha Anda akan menghabiskan waktu dan upaya mereka untuk mencari faktur yang salah tempat. Ketika pelanggan menelepon untuk menanyakan tentang status faktur mereka, mungkin sulit bagi staf utang usaha untuk melacak faktur tertentu. Tanpa bantuan digital, departemen AP Anda akan kesulitan meyakinkan eksekutif dan pelanggan tentang status pembayaran.

Saat organisasi menyoroti titik lemah dalam proses faktur mereka, kebutuhan untuk mengadopsi teknologi ke dalam rantai pasokan Anda menjadi jelas. E-faktur memberikan dukungan dan alat yang diperlukan untuk mengubah efisiensi sistem Anda.

Rawan kesalahan

Kemungkinan kesalahan meningkat secara signifikan saat menggunakan faktur kertas. Karena faktur kertas perlu dikirim atau dikirimkan, ada kemungkinan faktur hilang atau dikirim ke lokasi yang salah. Selain tantangan mail pose, ada kemungkinan kesalahan manusia saat memasukkan dan mengajukan faktur sebelumnya. Tanpa sistem yang terkonsolidasi, kebingungan dapat terjadi melalui jalur komunikasi Anda.

E-Invoicing

Apa Keuntungan dari E-Faktur?

Faktur elektronik mengurangi stres faktur tradisional dan mengotomatiskan banyak pekerjaan membosankan yang terkait dengan mengamankan pembayaran dari pembeli. Ketika organisasi mempertimbangkan untuk pindah ke sistem e-faktur, mereka perlu memastikan bahwa alat digital mereka dapat mendukung staf dan proses mereka. E-faktur membantu dalam proses dengan:

Menghemat waktu

Menggunakan teknologi untuk mencatat dan melacak faktur menghemat banyak waktu departemen AP Anda. Tanpa harus memasukkan data dan file faktur secara manual dengan tangan, platform digital dan penggunaan e-faktur membuat penyimpanan catatan pembayaran sebelumnya lebih mudah dan memungkinkan data historis yang dapat diakses kapan saja.

Mengurangi Kesalahan

Karena faktur dapat dikirim secara instan dan langsung ke pelanggan saat menggunakan faktur elektronik, kemungkinan salah tempat atau kehilangan faktur sangat berkurang. Jejak kertas digital bawaan membuat pelacakan kemajuan setiap faktur menjadi efisien dan memungkinkan komunikasi yang lebih kuat antara semua pihak yang terlibat. Selain itu, sistem otomatis menangani pengumpulan dan analisis data, yang mengarah ke proses yang jauh lebih andal.

Kemudahan Penggunaan

Sistem e-faktur yang andal bekerja sama dengan alat dan teknologi lain yang digunakan organisasi Anda untuk mendukung AP dan proses rantai pasokan Anda. Ini memungkinkan otomatisasi total, yang berarti bahwa pelanggan yang kembali tidak harus melalui pembuatan faktur secara manual berulang kali. Organisasi dapat lebih mudah menyortir dan melacak catatan mereka, dan seringkali, organisasi akan menemukan bahwa mereka dapat menerima pembayaran lebih cepat. Menawarkan pelanggan kemampuan untuk membayar faktur secara instan dan online dapat mendorong pelanggan untuk membayar Anda lebih cepat.

Faktur elektronik memecahkan masalah penggunaan berbagai saluran komunikasi untuk pembayaran dan kolaborasi dengan pelanggan. Sistem yang terkonsolidasi menghasilkan kepercayaan yang lebih tinggi dalam rantai pasokan dan transaksi Anda serta meningkatkan transparansi dalam operasi Anda.

Tags:

Leave a Comment

Your email address will not be published.