e-Procurement

Pengadaan adalah proses mendapatkan barang dan jasa. Pengadaan umumnya merupakan bagian dari input bagi perusahaan yang menggunakan barang atau jasa yang diperoleh dalam pembuatan produk akhir mereka sendiri. Ini membuat pengadaan menjadi fungsi yang sangat penting dari bisnis apa pun.

Pengadaan melibatkan kegiatan seperti identifikasi kebutuhan perusahaan, sumber dari vendor, seleksi, negosiasi harga, pemesanan, penerimaan, dan pembayaran.

Jika Anda bertanya “ apa definisi pengadaan? Kita dapat mendefinisikan pengadaan sebagai proses pengadaan barang , dan jasa dari penjual pihak ketiga melalui pembelian langsung, penawaran kompetitif, atau proses tender sambil memastikan kualitas dan kuantitas yang tepat.

Beberapa bisnis menggunakan istilah pengadaan yang mengacu hanya pada pembelian produk, sementara bisnis lain mengacu pada seluruh proses yang mengarah pada pembelian sebagai pengadaan. Artinya ada beberapa perbedaan antara pengadaan dan pembelian .

Istilah pengadaan digunakan untuk merujuk pada pembelian barang dan jasa untuk kepentingan bisnis, yang biasanya dilakukan dalam skala besar. Pengadaan melibatkan dua pihak; satu adalah pembeli , dan yang lainnya adalah penjual atau vendor . Tetapi tindakan pembelianlah yang ditandai dengan pengadaan dan bukan aktivitas vendor.

Apa itu Proses Pengadaan?

Proses pengadaan mengacu pada penentuan dan penerapan langkah-langkah tertentu untuk memastikan bahwa mereka dapat memperoleh barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan mereka dan mencapai tujuan mereka. Proses pengadaan sangat penting karena berdampak langsung pada seberapa banyak bisnis dapat menghemat.

Ketika bisnis mengevaluasi proses pengadaan secara teratur, maka itu memastikan tujuan mereka terpenuhi. Kita dapat membuat perubahan dalam proses ketika tidak bekerja dengan baik seperti yang direncanakan atau ketika masalah muncul untuk bisnis. Karena tujuan utama pengadaan adalah untuk meningkatkan efisiensi, bisnis harus memastikan bahwa mereka memperhitungkan nilai maksimum dari proses mereka.

Proses pengadaan tidak sama untuk semua bisnis, karena dapat bervariasi sesuai dengan kebutuhan bisnis. Setiap bisnis memiliki jenis kebutuhannya sendiri, sehingga akan memiliki proses pengadaan yang berbeda dibandingkan dengan bisnis lain yang memiliki persyaratan berbeda.

Setiap organisasi memiliki alur proses pengadaan yang unik.

Apa itu Alur Proses Pengadaan?

Di banyak perusahaan , standar perusahaan akan mendikte alur proses pengadaan, sering kali dipusatkan oleh kontrol dari divisi akuntansi. Proses pengadaan meliputi persiapan dan pemrosesan permintaan atau kebutuhan perusahaan, serta penerimaan akhir produk atau jasa dan persetujuan pembayaran.

Setiap perusahaan memiliki alur proses pengadaan yang unik. Proses pengadaan dalam bisnis biasanya dimulai dengan mengidentifikasi persyaratan dan membuat pesanan pembelian yang merinci semua spesifikasi persyaratan. Setelah persetujuan pesanan pembelian, itu menjadi permintaan pembelian .

Setelah ditentukan bahwa barang atau jasa tertentu akan dibeli dari vendor luar, maka tim pengadaan harus melakukan penelitian untuk menentukan berbagai sumber yang memasoknya.

Ketika barang yang dibeli akan diterima , ia melewati perbandingan dan verifikasi sebelum disimpan di gudang. Setelah verifikasi pencocokan tiga arah selesai, departemen akuntansi mengizinkan faktur vendor , dan pembayaran dilakukan ke vendor.

Apa saja tahapan dalam Proses Pengadaan?

Tahapan yang terlibat dalam proses pengadaan adalah,

  1. Mengidentifikasi kebutuhan
  2. Penetapan Spesifikasi Kebutuhan
  3. Sourcing
  4. Negosiasi Harga dan Ketentuan
  5. Permintaan Pembelian dan Pesanan
  6. Pengiriman Pesanan Pembelian
  7. Mempercepat
  8. Inspeksi Produk atau Layanan yang Disediakan
  9. Melakukan pembayaran
  10. Pencatatan dan Peninjauan Kembali

Mari kita bahas setiap langkah secara detail:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam pengadaan sesuatu mengakui bahwa ada persyaratan untuk itu. Ini dapat mengidentifikasi persyaratan untuk membeli barang baru atau membeli kembali sesuatu saat dibutuhkan atau berada di bawah ambang batas stok tertentu .

Langkah ini mungkin berisi proses permintaan di sebagian besar bisnis. Penting bagi semua pemangku kepentingan untuk berkonsultasi pada tahap ini untuk mencegah masalah di kemudian hari dalam proses pengadaan.

2. Penetapan Spesifikasi Kebutuhan

Setelah mengidentifikasi bahwa ada kebutuhan, spesifikasi yang tepat dari barang atau jasa yang dibutuhkan harus diputuskan. Ini akan mencakup semua spesifikasi teknis atau nomor bagian . Jika item tersebut bukan yang dibeli sebelumnya, mereka membuat daftar spesifik ini dengan persetujuan dari semua orang teknis yang terlibat.

Spesifikasi rinci dengan konsultasi yang tepat dengan semua departemen yang terlibat dalam proses akan mencegah kesalahan mahal terjadi lebih jauh ke bawah proses pengadaan.

3. Sourcing

Setelah mengetahui bahwa barang atau jasa tertentu akan dibeli, departemen pengadaan melakukan penelitian yang diperlukan untuk mengetahui berbagai sumber yang memasoknya. Untuk repeat order, biasanya akan ada daftar vendor yang sudah ada sebelumnya . Pemasok baru akan memerlukan penyelidikan yang cermat untuk mengetahui reputasi, kecepatan, kualitas, keandalan, dan harga mereka.

Aturan praktisnya adalah mendapatkan minimal tiga kutipan , tetapi itu adalah praktik terbaik yang perlu ditentukan oleh perusahaan. Konfirmasi dari tingkat manajemen yang relevan harus diperoleh berdasarkan opsi sumber dan biaya yang terlibat. Jika ada penawaran atau tender, permintaan penawaran atau tender perlu dipublikasikan.

4. Negosiasi Harga dan Ketentuan

Dalam pembelian langsung, mereka mengirim permintaan penawaran ke vendor terpilih. Mereka memilih dari vendor mana yang akan dibeli tidak hanya berdasarkan harga tetapi juga berdasarkan ketepatan waktu, keandalan, dan kualitasnya.

Untuk pengadaan, jika ada proses tender atau tender , pemilihan penawaran yang memenuhi syarat akan sesuai dengan syarat dan ketentuan perusahaan. Memilih pemasok dari berbagai penawar adalah proses yang harus adil untuk memastikan bahwa pembeli mendapatkan nilai terbaik dan kualitas pasokan yang sangat baik. Jika mereka berkompromi dengan proses seleksi, itu mungkin juga membahayakan nilai barang atau jasa yang disediakan.

Pembeli harus membuat keputusan antara keuntungan memiliki satu pemasok bervolume tinggi atau memilih banyak pemasok . Memiliki lebih dari satu pemasok untuk suatu barang dapat mengurangi risiko sambil memberi satu ruang lebih sedikit untuk menegosiasikan harga. Terkadang, memiliki banyak pemasok membantu membangun persaingan terkait harga dan kualitas.

5. Permintaan Pembelian dan Pesanan

Permintaan pembelian yang dibuat di dalam perusahaan dan disetujui oleh manajemen . Ini kemudian akan mengarah pada pembuatan pesanan pembelian dengan semua fitur dan spesifikasi pesanan dengan syarat dan ketentuan. Beberapa perusahaan melibatkan pembeli dalam menghasilkan spesifikasi pesanan sehingga pembeli dan vendor memahami spesifikasi pesanan.

6. Pengiriman Pesanan Pembelian

Penjual mengirimkan pemberitahuan pengiriman kepada pembeli dimanapun produk atau jasa siap. Metode pengiriman pesanan pembelian tergantung pada tradisi pembeli dan penjual. Ini juga sesuai dengan spesifikasi yang disepakati oleh pembeli dan penjual.

7. Mempercepat

Mempercepat melibatkan pembuatan garis waktu untuk pengiriman cepat barang atau jasa yang diminta setelah memperhitungkan penundaan yang tidak terduga. Ini juga dapat mencakup informasi tentang jadwal pembayaran dan pengiriman.

8. Inspeksi Produk atau Layanan yang Disediakan

 Setelah mengirimkan produk atau layanan, penting untuk memeriksa item. Jika mereka cocok dengan pesanan pembelian yang disepakati, pembeli dapat menyetujui item tersebut jika tidak menolaknya. Kedua opsi akan memicu tindakan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang disepakati . Jika pembeli mengambil pengiriman barang, itu mengisyaratkan bahwa mereka menerima barang dan proses pembayaran dimulai.

9. Melakukan pembayaran

Perusahaan mempelajari dokumen yang terkait dengan pesanan sebelum melakukan pembayaran. Semua spesifikasi pesanan pembelian, penerimaan barang dan faktur permintaan pembayaran dibandingkan. Jika ada ketidaksesuaian yang terjadi, mereka menyelesaikannya sebelum pembayaran. Setelah pembayaran disetujui oleh departemen pengadaan, departemen akuntansi melakukan pembayaran sesuai dengan cara pembayaran yang disepakati.

10. Pencatatan dan Peninjauan Kembali

Pembeli dan penjual, kedua belah pihak memelihara catatan pembelian mereka untuk proses audit dan perpajakan mereka . Seluruh proses harus melalui tinjauan terus menerus untuk meningkatkan proses dan menyelesaikan setiap konflik yang mungkin muncul. Evaluasi ulang membuat proses pengadaan lebih efisien dan mencegah terulangnya perselisihan.

Mengapa Pengadaan begitu Penting dalam Bisnis?

Karena perusahaan dapat menghabiskan lebih dari setengah pendapatannya untuk membeli produk dan layanan, maka manajemen pengadaan yang tepat diperlukan. Bahkan penurunan minimum dalam biaya pembelian dapat memiliki dampak langsung yang cukup besar pada laba, sementara kurangnya keputusan diplomatik dapat menenggelamkan perusahaan yang sehat secara finansial.

Itu dapat membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan sebuah perusahaan bisnis. Biaya pembelian yang tinggi atau pemborosan yang tinggi dalam rantai pasokan dapat memengaruhi garis bawah dan posisi organisasi.

Akuntansi Keuangan

Proses pengadaan dapat dibagi dan dipelajari dari beberapa sudut. Perusahaan dan industri akan memiliki cara khusus dalam mengelola pengadaan biaya langsung dan tidak langsung . Perusahaan produk, dibandingkan dengan perusahaan jasa, juga akan memiliki cara pengendalian biaya yang berbeda .

Perbedaan Antara Pengadaan Langsung, Tidak Langsung Dan Jasa

Pengadaan langsung adalah memperoleh bahan baku atau jasa yang berfungsi sebagai input untuk proses manufaktur bisnis. Pengadaan langsung merupakan proses penting yang secara langsung mempengaruhi output barang atau jasa perusahaan itu sendiri. Departemen pengadaan berusaha keras untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dengan vendor pengadaan langsung. 

Pengadaan tidak langsung adalah pengadaan barang dan jasa untuk operasi sehari-hari dan penggunaan internal. Mereka biasanya dibeli melalui kontrak jangka pendek dengan vendor. 

Pengadaan jasa adalah pengadaan jasa seperti lisensi perangkat lunak, jasa profesional, dll. Jenis pengadaan ini biasanya untuk jangka pendek.

Pengadaan LangsungPengadaan Tidak LangsungPengadaan Layanan
Pembelian barang dan jasa untuk pembuatan produk.Pembelian barang dan jasa untuk penggunaan internal.Membeli dan mengelola layanan dan konsultasi.
Membantu dalam meningkatkan keuntungan dan memaksimalkan pendapatan.Mengurus operasi sehari-hari.Membuat proses mudah dan efisien.
Contoh: bahan mentah, mesin, dll.Contoh: utilitas kantor, biaya perjalanan, dll.Contoh: layanan profesional, langganan perangkat lunak, dll.
Berfokus pada mempertahankan hubungan win-win jangka panjang.Hubungan dengan vendor adalah untuk jangka pendek.Berfokus pada mempertahankan hubungan kontraktual satu kali.

Leave a Comment

Your email address will not be published.